La compañía M&M DIAGNOSTICS S.A.S., con domicilio principal en la dirección Calle 38 # 66 A 73, Barrio Conquistadores, Medellín – Ant. con dirección de notificación: Calle 38 # 66 A 73, con dirección electrónica gerencia@mymdiagnostics.com y teléfono de contacto 444 70 84 identificada con el Nit No. 900228842-1, (en adelante LA COMPAÑÍA), con miras a proteger y asegurar a los titulares de los datos personales, un debido tratamiento de su información personal y dando cumplimiento a las estipulaciones señaladas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014; procede a emitir la siguiente política de privacidad, tratamiento y protección de datos personales.
El propósito principal de esta política es poner en conocimiento de los titulares de los datos personales, los derechos que les asisten, los procedimientos y medios de comunicación dispuestos por la compañía para hacer efectivos sus derechos e informarle el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados.
Procurar que los datos de carácter personal que se traten sean los adecuados, pertinentes y no excesivos para las finalidades legítimas para las que se hayan obtenido y que se mantengan exactos y actualizados.
Suministrar al titular de los datos la información suficiente sobre el tratamiento de estos, que se vaya a realizar en cada caso y obtener la autorización de ese tratamiento a través del diligenciamiento del formato de Habeas Data.
Facilitar al titular de los datos el ejercicio de sus derechos de acceso, modificación, cancelación y oposición a su tratamiento en los casos en que así lo especifique el titular.
Procurar que el acceso a los datos de usuarios, clientes, proveedores y colaboradores corresponda a los usuarios autorizados y bajo los compromisos de tratar los datos únicamente para las finalidades autorizadas por el titular de estos, manteniendo la confidencialidad y el nivel de seguridad adecuado de los datos de carácter personal.
1.1 TRATAMIENTO Y FINALIDADES
Los datos registrados son administrados por el área encargada según corresponda a la base de datos de asociados, empleados, clientes, proveedores y/o contratistas, como de todo dato e información respecto de la cual se realiza un tratamiento físico y digital con el fin de llevar un registro actualizado de los titulares de la información registrados en la compañía, con el fin de cumplir con los procedimientos internos y legales frente al titular del dato, entidades públicas, administrativas, judiciales, normas de protección de datos y demás tratamientos para los que se hizo la recolección de la información. Todos los responsables, encargados y partes interesadas autorizados que tengan acceso a los datos personales por virtud de Ley, contrato o solicitud de autoridad competente, guardarán y tratarán el dato dentro de las siguientes finalidades:
- 2 FINALIDADES GENERALES DE LAS BASES DE DATOS DE LA COMPAÑÍA:
- Cumplimiento y desarrollo del objeto social de la compañía.
- Mantener, archivar y procesar por computadora u otros medios, la información recolectada y relacionada con los titulares de la información.
- Cumplir con los procesos internos de la compañía en materia de control y gestión de calidad.
- Cumplir con las obligaciones legales, contractuales, administrativas, fiscales, tributarias y de control.
- Para publicación, traslado y envío de: información, comunicados, solicitudes, cotizaciones, productos, bienes y/o servicios.
- Llevar un registro actualizado de los datos recolectados de los titulares de la información, para el desarrollo de estadísticas, encuestas, propuestas económicas, planes de acción, reportes e informes.
- La ubicación y localización de los titulares de la información con fines laborales, contractuales o comerciales.
- Proceso de archivo, actualización de los sistemas informáticos, base de datos, protección y custodia de información de los titulares de los datos.
- La transmisión de datos a partes interesadas con los cuales se hayan celebrado contratos para fines comerciales, administrativos, contractuales y/o operativos.
- Las demás finalidades que surjan en el transcurso de las relaciones sostenidas con la compañía según el tipo de información y vinculación.
- 3 FINALIDAD DE BASES DE DATOS DE CLIENTES.
- Gestionar toda la información necesaria para la correcta identificación del cliente en el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales, para la expedición de facturas y trazabilidad de transacciones.
- Para beneficio de promociones de productos, descuentos en POS, rifas, invitaciones a próximos eventos, publicidad de interés mediante mensajes vía email y MSN.
- Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con los datos de los clientes.
- Cumplir con los procesos internos de la compañía en materia de administración de clientes.
- Para el proceso de archivo, actualización de los sistemas, protección y custodia de la información y bases de datos de clientes.
- Procesos al interior de la compañía, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de clientes, solicitudes de crédito, información contable, y tributaria.
- Transmisión de datos a partes interesadas con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnés, certificados personalizados, certificaciones a partes interesadas, reporte y consulta en centrales de riesgos, consulta de capacidad financiera, y demás que se requieran por los proveedores y/o contratistas de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
- Elaborar estudios de gestión y mercadeo, envío de publicidad, ofertas e información comercial de la compañía y de los productos y/o servicios, diseño de publicidad con los clientes para reconocimiento y posicionamiento estratégico.
- Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, las cuales serán comunicados a los clientes en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones contractuales legales y regulatorias, así como de las políticas de la compañía.
- 4 FINALIDAD DE BASES DE DATOS PARA EMPLEADOS.
- Gestionar toda la información necesaria para la recolección de los datos del trabajador y sus familiares con fines de afiliación a los sistemas de seguridad social integral, vinculación contractual, pago de nómina y cumplimiento de las obligaciones como empleador.
- Para la localización y ubicación del trabajador y/o familiares, con fines informativos de las situaciones laborales, casuales o circunstanciales, cuando los empleados no puedan informar por sus propios medios.
- Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el trabajador y/o sus familiares.
- Cumplir con los procesos internos de la compañía en materia de administración de novedades de los empleados, incapacidades, ausentismos, y autorizaciones. Igualmente, para la liquidación de prestaciones sociales y contractuales.
- La transmisión de datos a partes interesadas con los cuales se hayan celebrado contratos que tengan por objeto fines comerciales, financieros, administrativos y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets y certificados; valoraciones médicas de ingreso, periódicas o de egreso; capacitaciones laborales y de riesgos; solicitudes de créditos, prestamos financieros o por libranza, a petición del trabajador.
- Para la realización de entrevistas con fines de ascenso, desempeño de funciones, descargos y aplicación de sanciones de acuerdo con el reglamento interno de trabajo (RTI), contrato y normas laborales.
- Los datos de los hijos de los empleados de la compañía son otorgados por éstos para los fines estrictamente de vinculación como beneficiarios de los sistemas de salud, planes familiares, subsidios y/o auxilios que le puedan corresponder directamente y por intermedio de la compañía. Esta información tiene las finalidades expresas de la presente política y será tratada con los lineamientos establecidos en el artículo 12 del decreto reglamentario 1377 de 2013.
- Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, las cuales serán comunicadas a los empleados en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la compañía.
- 5 FINALIDAD DE BASES DE DATOS DE CLIENTES
- Gestionar toda la información necesaria para la correcta identificación del cliente en el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales, para la expedición de facturas y trazabilidad de transacciones.
- Mantener y procesar por hardware, software u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con los datos de los clientes.
- Cumplir con los procesos internos de la compañía en materia de administración de clientes.
- Con el proceso de archivo, actualización de los sistemas, protección y custodia de la información y bases de datos de clientes.
- Procesos al interior de la compañía, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de clientes, solicitudes de crédito, información contable, y tributaria.
- Transmisión de datos a partes interesadas con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnés, certificados personalizados, certificaciones a partes interesadas, reporte y consulta en centrales de riesgos, consulta de capacidad financiera, y demás que se requieran por los proveedores y/o contratistas de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
- Elaborar estudios de gestión y mercadeo, envío de publicidad, ofertas e información comercial de la compañía y de los productos y/o servicios, diseño de publicidad con los clientes para reconocimiento y posicionamiento estratégico.
- Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, las cuales serán comunicados a los clientes en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones contractuales legales y regulatorias, así como de las políticas de la compañía.
- 6 FINALIDAD DE BASES DE DATOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
- Gestionar toda la información necesaria para la verificación de la idoneidad profesional, técnica y personal, así como para el registro y elaboración de los contratos con proveedores y contratistas, en cumplimiento de las obligaciones comerciales y administrativas.
- Para codificación de la compañía, pagos, ordenes de pedido, recibo de productos.
- Registro de reclamos de comerciales, envío de información de la compañía, solicitudes de extractos de cartera, y certificados.
- Solicitar y llevar un registro de las cotizaciones, compras y/o servicios, adquiridos por la compañía con los proveedores y contratistas.
- Cumplir con los procesos internos de la compañía en materia de administración de proveedores, contratistas y partes interesadas.
- Cumplir los contratos celebrados con los proveedores y contratistas, en la adquisición de bienes o de servicios.
- Procesos al interior de la compañía, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de proveedores y contratistas para el pago de facturas y créditos; información contable, tributaria, de gestión de cartera y expedición de certificaciones comerciales.
- Para el proceso de archivo, actualización de los sistemas de información, de protección y custodia de información y bases de datos de proveedores y contratistas.
- La transmisión de datos a partes interesadas con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnés, certificados personalizados, certificaciones a partes interesadas, y demás de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
- La transmisión de datos a clientes con el fin del cumplir con obligaciones contractuales a través de proveedores y contratistas.
- Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el registro de los proveedores y contratistas.
- Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento, las cuales serán comunicadas a los proveedores y contratistas en el momento de la recolección de los datos personales, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la compañía.
- 7 FINALIDADES DE LA CAPTACIÓN DE IMÁGENES Y/O SONIDOS MEDIANTE SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA.
- Para la seguridad de las personas intervinientes (empleados, clientes, proveedores, visitantes, entre otros).
- Con fines de seguimiento y monitorio a las instalaciones, agencias y estructura de la compañía.
- Para la protección los bienes y enseres de la compañía.
- Con fines informativos para cuando sean solicitados por autoridad competente y de Policía.
- En cumplimiento de la protección de datos personales, las imágenes y/o audios captados mediante sistemas de videovigilancia (SV), por parte de la compañía o partes interesadas encargados, solo podrán ser conocido por particulares mediante autorización de autoridad competente.
- La captación de imágenes y/o audios por la compañía o partes interesadas encargados, no configura tratamiento de datos personales; por lo tanto, su responsabilidad radicará en la privacidad y seguridad brindada a los archivos donde reposa tal información, la cual podrá ser utilizada para las finalidades expresamente señaladas en la presente política.
- Lo anterior, sin perjuicio de los derechos que le asisten a los titulares de la información y de que trata la presente política.